Aktindsigt

Alle har som udgangspunkt ret til at få aktindsigt i dokumenter, der er indgået til eller oprettet af Hillerød Forsyning. Se her, hvordan du søger aktindsigt.

Hvis du ønsker at søge aktindsigt, kan du sende en mail til aktindsigt@hfors.dk.

Vores besvarelse af aktindsigter følger en række formelle retningslinjer, som vi har beskrevet på denne side, hvor du også kan se det bagvedliggende lovgrundlag.

Status på aktindsigter

Her kan du se en oversigt over antallet af modtagne aktindsigter i Hillerød Forsyning koncernen.

2024	25 (første kvartal)
2023
2022	60
2021	133
2020	130
2019	18
2018	40
2017	12

Bemærk, at oversigten opdateres kvartalsvist, og at opgørelsen dækker samtlige selskaber.

Sådan søger du om aktindsigt

Der er ingen særlige krav til, hvordan du skal søge om aktindsigt. Det kan ske via e-mail, brev eller ved telefonisk eller personlig henvendelse i Hillerød Forsyning.

Hvis du sender din anmodning pr. mail, kan du sende den til aktindsigt@hfors.dk.

Det er ikke et krav, at du begrunder dit ønske om aktindsigt.

Din anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at vi kan finde den sag eller de dokumenter, du ønsker aktindsigt i. Derudover skal anmodningen have et tema, f.eks. " direktionens repræsentationsudgifter det seneste år”. Jo mere præcis du er i din beskrivelse af, hvad du ønsker aktindsigt i, jo nemmere og hurtigere vil Hillerød Forsyning kunne behandle din anmodning.

Aktindsigt gives kun i eksisterende materiale i Hillerød Forsyning.

Hvem har ret til aktindsigt?

Alle har som udgangspunkt ret til at få aktindsigt i de dokumenter, der indgået til eller oprettet af Hillerød Forsyning.

Er du part i en sag, vil du have en videre adgang til at få aktindsigt i sagen, end hvis du ikke er part.

Når vi behandler oplysninger om dig, har du ret til at se de oplysninger, vi behandler. Det kaldes at få indsigt, og det kan du læse mere om Hillerød Forsynings privatlivspolitik.

Hvornår får jeg svar på aktindsigtsanmodningen

Når vi modtager din anmodning, screener vi, om der indgår miljøoplysninger eller ej, da det har betydning for, hvornår du skal have svar på din anmodning. Du vil få en kvittering fra os med den forventede svarfrist.

En anmodning om aktindsigt skal som udgangspunkt besvares inden for syv arbejdsdage efter modtagelsen.

Hvis vi undtagelsesvist ikke har mulighed for at besvare aktindsigten inden for fristen, f.eks. på grund af sagens omfang eller kompleksitet, vil vi orientere dig. Vi vil i den forbindelse oplyse dig, hvornår du kan forvente svar på din aktindsigtsanmodning.

Hvis din anmodning om aktindsigt omfatter et stort antal dokumenter, eller giver anledning til juridisk komplicerede overvejelser, skal din anmodning som udgangspunkt besvares inden for 14 arbejdsdage efter modtagelsen.

I ganske særlige tilfælde, hvor anmodning omfatter et meget stort antal dokumenter eller giver anledning til særlig komplicerede juridiske overvejelser, har forsyningen 40 arbejdsdage til at besvare en anmodning om aktindsigt.

Hvis der indgår miljøoplysninger, skal anmodningen som udgangspunkt besvares inden for en måned efter modtagelsen.

Du vil normalt få udleveret dokumenterne elektronisk, men de kan eventuelt udleveres på anden vis, hvis du ønsker det.

Hvornår kan jeg søge aktindsigt?

Du har altid mulighed for at søge om aktindsigt - også i en sag, som endnu ikke er færdigbehandlet. Retten til aktindsigt omfatter både igangværende og afgjorte sager. Adgangen til aktindsigt opstår fra det øjeblik, vi har modtaget eller oprettet dokumentet. Det betyder samtidig, at du ikke krav på løbende at blive holdt orienteret om tilgang af nye dokumenter til sagen (kaldet løbende aktindsigt). Det gælder heller ikke krav om, at der skal tilvejebringes eller udarbejdes dokumenter, der ikke allerede foreligger i sagen, eller som lovligt er slettet.

Hvad kan jeg ikke få aktindsigt i?

Som udgangspunkt kan du få aktindsigt i alle sagens dokumenter. Der er dog visse dokumenter og oplysninger, vi normalt ikke kan udlevere til dig.

Det kan f.eks. være vores egne interne dokumenter, fortrolige oplysninger, oplysninger om private forhold, personalesager, eller oplysninger som er omfattet af tavshedspligt.

Interne arbejdsdokumenter er dokumenter, som forsyningen udarbejder til eget brug, og som ikke er afgivet til udenforstående, dvs. fysiske eller juridiske personer udenfor forsyningen.
Dette gælder f.eks.:

Breve udvekslet inden for et selskab
Breve udvekslet mellem bestyrelsen og administrationen
Også andre dokumenter kan være undtaget fra aktindsigt, f.eks. forsyningens brevveksling med en advokat i forbindelse med retssager.

Nogle oplysninger er undtaget fra retten til aktindsigt. Det kan f.eks. være oplysninger om:

Enkeltpersoners private eller økonomiske forhold
Virksomheders drifts- eller forretningsforhold og tekniske indretninger.

Retten til aktindsigt kan også begrænses i andre tilfælde, f.eks. hvis dette er nødvendigt for at beskytte selskabets økonomiske interesse, f.eks. i forbindelse med kontraktindgåelse.

Når vi behandler din anmodning om aktindsigt, gennemgår vi derfor alle de relevante dokumenter og oplysninger for at vurdere, om noget skal undtages fra aktindsigten.

I nogle tilfælde skal vi høre f.eks. en leverandør eller samarbejdspartner, om der indgår oplysninger, der skal undtages fra aktindsigten.

Hvis vi ikke kan give dig fuld aktindsigt, vil vi oplyse dig om det i vores afgørelse. Vi vil i så fald også skrive, hvorfor du ikke kan få bestemte akter eller oplysninger udleveret.

Meroffentlighedsprincippet

I forbindelse med din aktindsigtsanmodning vil vi altid vurdere, om der kan gives aktindsigt i videre omfang, end hvad vi er forpligtet til at give dig i henhold til loven. Vi vil således altid bestræbe os på, at du får aktindsigt i så mange af sagens dokumenter og oplysninger som muligt.

Har jeg krav på en begrundelse, hvis jeg får afslag på aktindsigt?

Du har altid krav på at få en begrundelse, hvis ikke du får alt det udleveret, du har søgt om aktindsigt i.

Det betyder, at vi fortæller dig, hvorfor vi ikke har imødekommet din aktindsigtsanmodning fuldt ud.

En afgørelse om aktindsigt, der ikke fuldt imødekommer din anmodning, skal også altid indeholde en henvisning til de retsregler, vi har brugt, og fortælle dig om og i givet fald hvordan du kan klage.

Hvordan og til hvem klager jeg over besvarelsen af min aktindsigt?

I nogle tilfælde kan du klage over vores afgørelser om aktindsigt. Det kan du til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til den afgørelse eller sag, som anmodningen om aktindsigt vedrører.

Det vil fremgå af vores afgørelse om aktindsigt, om og i givet fald hvordan du kan klage.

Udgangspunktet er, at klagen skal sendes til det selskab i Hillerød Forsyning (aktindsigt@hfors.dk), som har truffet afgørelsen om aktindsigt. Vi vil herefter genoverveje sagen og sende din klage videre til klageinstansen, hvis vi fastholder vores afgørelse. Ved afgørelser om aktindsigt er der ingen klagefrist. Visse afgørelser kan påklages direkte til klageinstansen. Det vil vi i så fald skrive til dig i afgørelsen.

Hvis vi ikke har besvaret din anmodning om aktindsigt inden for 14 arbejdsdage, og du ikke er blevet orienteret om, at vi har brug for længere tid, kan du klage over sagsbehandlingstiden til den instans, der kan behandle klagen. En klage over sagsbehandlingstiden skal sendes til det selskab i Hillerød Forsyning, som behandler din anmodning om aktindsigt.